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全国基金考试知识点浅谈档案管理中的信息化建设

作者:东文网
来源:https://www.cacac.net.cn
首发:2021-07-23 00:00
【最后更新日期】2021年08月01日 03时08分34秒

5.26基金基础知识-A股基金都在哪炒

2021年7月23日发(作者:蔡鸿文)


浅谈档案管理中的信息化建设

摘要:随着现代信息技术的不断发展,档案信息化和档案
管理数字化的建设也逐渐变成了可能,本文首先对档案相关概
念、信息管理重要性做了必要的说明,其次针对目前分公司在档
案建设过程中存在的问题进行了分析,最后提出了相关的策略意
见。
关键词:浅谈 档案管理 信息化 建设

一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性

(一)档案信息化概念。档案信息化,就是在相关部门的统
一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对
档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务,加速实现档案
管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案
实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**
销售分公司来讲,档案馆的建立和善对传承石油文化,承载公
司自建立以来的发展历程,对公司的长远发展和科技创新方面,
起着越来越不可替代的作用。
(二)开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来,现代
科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛,电子信息传
、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等,使得传统
的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信


息化建没,成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及
管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短,
对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步,是档案工
作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用,实现服务方
便快捷、资源共享的有效渠道。

二、分公司档案建设管理中存在的问题

(一)观念问题
1.各部门档案管理的意识薄弱,对重要文件、资料和凭证的
归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的
重要性缺乏认识,对本部门档案疏于管理,而一些文件形成者对
档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类
存放和档案归档的及时性上认识不足,没有认识到这是一个循序
渐进的工作,而是通常性的进行集中办理。
2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度,也对相关建
档、录入标准进行了讲解和培训,但落实到具体部门和岗位人员
上,却是贯彻不力,归档意识淡薄。通过档案信息化建设,一方
面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可
以将档案管理制度规范融入管理系统之中,使之成为分公司档案
管理的自觉行为,从而提高高校档案管理质量。
(二)技术层面的问题
1.档案系统的传速度较慢,网络安全也是关系着档案系统


录入资料的安全性,这些都阻碍了档案信息化建设发展的步伐;
2.标准的制定在档案系统的应用及档案室的建设过程中至
关重要,但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字
档案的着录标准、全文数据库的标准、具体档案室的摆放标准等
还没有形成规范;
3.档案系统的运用,使档案建设信息化建设的不断加强,建
设的目的是为了实现档案信息资源的共享,将数字档案信息在局
域网或广域网上进行传,安全问题变得尤为重要。
4.各部门的档案管理人员仅仅是普通的岗位员工,他们既没
有经过专业学习,也没有通过系统培训,只是凭借着几年的计算
机操作经验来管理系统网络,出现问题有时只能坐等专业技术人
员前来解决。这些问题的存在,已经严重地制约了整个档案事业
的创新发展。
(三)其他方面的问题
1.目前,在**分公司,相应的设备设施方面的问题尚存在较
大欠缺。随着公司的不断发展,各部门档案也越来越多,分公司
没有专门的档案室,现有的办公区域已无法满足各部门实物档案
归档存放的需要。
2.档案存储之后,利用使用效率较低,投入与产出不协调的
问题。传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题,只不
过未引起人们的关注,但是,数字档案馆的建设却拉大了这种不
协调的距离,使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建


设面前很难解决的问题。

三、相关策略建议
(一)加快档案标准化制定和宣贯。推进档案信息化建设,
标准要先行。尽快开展档案信息化标准的制定和宣贯工作。通过
调查研究,借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范,通
过这些档案标准化和制度的贯彻,规范高校档案信息化工作。
(二)安全性方面的建议。数字化的档案在安全性方面也要
得到加强,加快研究、制定和善电子档案管理、档案信息公开、
上网安全、网站(页)建设与档案信息安全管理体制等方面的规
章制度,形成有效的档案信息化建设激励约束机制,提高信息安
全意识,防止失密、泄密的发生,确保档案数据库安全。建立音
像档案库和电子档案异地备份库,开辟数字档案馆数据安全储存
和备份的空间,对电子档案和音像档案实行专库管理。
(三)重视档案信息化人才队伍的建设。档案信息化建设是
一项高科技项目,要根据建设需要,培养和引进一批人才,构建
一支知识结构理的档案工作队伍,确保档案馆建设正常运行。
首先,在提高专兼职档案人员政治素质的同时,要加大培训力度,
加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训,普及信
息技术知识,提高他们掌握和运用现代化技术的技能;其次要根
据档案室人员具体情况,吸收高素质现代化管理人才,对急需的
信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式
予以使用,取其所长。


(四)探索实行文档一体化和归档双轨制。文档一体化是档
案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化
的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要
求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档
方面切实可行的需求。归档双轨制是纸质文件向电子文件过渡过
程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法
律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较
长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家
档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
(五)重视档案信息建设实用原则。成档案信息化建设不仅
在量,更在于质,在档案信息化建设中应坚持实用的原则。根据
利用者的需求,将馆藏信息资源加工系统的、专题的、有序的信
息,有机地将它们连接成一个整体,使信息具备惟一性,为利
用者提供优质、高效的服务。
四、小结
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,不是某
一部门的工作,也不是单靠几个技术人员就能实现的,它需要所
有档案人员的积极参与配,档案队伍素质对档案工作信息化建
设的质量起着关键的作用。所以我们必须加快电子档案的现代化
建设管理进程,统筹兼顾,抓住关键环节,为公司发展历程记录
下每一笔,更好地为公司的长远发展服务。


浅谈档案管理中的信息化建设

摘要:随着现代信息技术的不断发展,档案信息化和档案
管理数字化的建设也逐渐变成了可能,本文首先对档案相关概
念、信息管理重要性做了必要的说明,其次针对目前分公司在档
案建设过程中存在的问题进行了分析,最后提出了相关的策略意
见。
关键词:浅谈 档案管理 信息化 建设

一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性

(一)档案信息化概念。档案信息化,就是在相关部门的统
一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对
档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务,加速实现档案
管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案
实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**
销售分公司来讲,档案馆的建立和善对传承石油文化,承载公
司自建立以来的发展历程,对公司的长远发展和科技创新方面,
起着越来越不可替代的作用。
(二)开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来,现代
科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛,电子信息传
、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等,使得传统
的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信


息化建没,成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及
管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短,
对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步,是档案工
作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用,实现服务方
便快捷、资源共享的有效渠道。

二、分公司档案建设管理中存在的问题

(一)观念问题
1.各部门档案管理的意识薄弱,对重要文件、资料和凭证的
归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的
重要性缺乏认识,对本部门档案疏于管理,而一些文件形成者对
档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类
存放和档案归档的及时性上认识不足,没有认识到这是一个循序
渐进的工作,而是通常性的进行集中办理。
2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度,也对相关建
档、录入标准进行了讲解和培训,但落实到具体部门和岗位人员
上,却是贯彻不力,归档意识淡薄。通过档案信息化建设,一方
面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可
以将档案管理制度规范融入管理系统之中,使之成为分公司档案
管理的自觉行为,从而提高高校档案管理质量。
(二)技术层面的问题
1.档案系统的传速度较慢,网络安全也是关系着档案系统


录入资料的安全性,这些都阻碍了档案信息化建设发展的步伐;
2.标准的制定在档案系统的应用及档案室的建设过程中至
关重要,但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字
档案的着录标准、全文数据库的标准、具体档案室的摆放标准等
还没有形成规范;
3.档案系统的运用,使档案建设信息化建设的不断加强,建
设的目的是为了实现档案信息资源的共享,将数字档案信息在局
域网或广域网上进行传,安全问题变得尤为重要。
4.各部门的档案管理人员仅仅是普通的岗位员工,他们既没
有经过专业学习,也没有通过系统培训,只是凭借着几年的计算
机操作经验来管理系统网络,出现问题有时只能坐等专业技术人
员前来解决。这些问题的存在,已经严重地制约了整个档案事业
的创新发展。
(三)其他方面的问题
1.目前,在**分公司,相应的设备设施方面的问题尚存在较
大欠缺。随着公司的不断发展,各部门档案也越来越多,分公司
没有专门的档案室,现有的办公区域已无法满足各部门实物档案
归档存放的需要。
2.档案存储之后,利用使用效率较低,投入与产出不协调的
问题。传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题,只不
过未引起人们的关注,但是,数字档案馆的建设却拉大了这种不
协调的距离,使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建


设面前很难解决的问题。

三、相关策略建议
(一)加快档案标准化制定和宣贯。推进档案信息化建设,
标准要先行。尽快开展档案信息化标准的制定和宣贯工作。通过
调查研究,借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范,通
过这些档案标准化和制度的贯彻,规范高校档案信息化工作。
(二)安全性方面的建议。数字化的档案在安全性方面也要
得到加强,加快研究、制定和善电子档案管理、档案信息公开、
上网安全、网站(页)建设与档案信息安全管理体制等方面的规
章制度,形成有效的档案信息化建设激励约束机制,提高信息安
全意识,防止失密、泄密的发生,确保档案数据库安全。建立音
像档案库和电子档案异地备份库,开辟数字档案馆数据安全储存
和备份的空间,对电子档案和音像档案实行专库管理。
(三)重视档案信息化人才队伍的建设。档案信息化建设是
一项高科技项目,要根据建设需要,培养和引进一批人才,构建
一支知识结构理的档案工作队伍,确保档案馆建设正常运行。
首先,在提高专兼职档案人员政治素质的同时,要加大培训力度,
加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训,普及信
息技术知识,提高他们掌握和运用现代化技术的技能;其次要根
据档案室人员具体情况,吸收高素质现代化管理人才,对急需的
信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式
予以使用,取其所长。


(四)探索实行文档一体化和归档双轨制。文档一体化是档
案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化
的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要
求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档
方面切实可行的需求。归档双轨制是纸质文件向电子文件过渡过
程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法
律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较
长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家
档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
(五)重视档案信息建设实用原则。成档案信息化建设不仅
在量,更在于质,在档案信息化建设中应坚持实用的原则。根据
利用者的需求,将馆藏信息资源加工系统的、专题的、有序的信
息,有机地将它们连接成一个整体,使信息具备惟一性,为利
用者提供优质、高效的服务。
四、小结
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,不是某
一部门的工作,也不是单靠几个技术人员就能实现的,它需要所
有档案人员的积极参与配,档案队伍素质对档案工作信息化建
设的质量起着关键的作用。所以我们必须加快电子档案的现代化
建设管理进程,统筹兼顾,抓住关键环节,为公司发展历程记录
下每一笔,更好地为公司的长远发展服务。

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