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金融知识与基金管理浅析库存档案定期清点的目的和意义

作者:东文网
来源:https://www.cacac.net.cn
首发:2021-07-22 23:59
【最后更新日期】2021年08月05日 12时08分57秒

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2021年7月22日发(作者:滕康)


浅析库存档案定期清点的目的和意义
作者:王媛 周璐

来源:《办公室业务(下半月)》 2019年第12期


文昆明医科大学 王媛 周璐(通讯作者)

【摘要】库房管理是档案管理工作的重要环节,实体档案是档案利用的物质基础,库房日
常管理的根本目的就是保障和维护实体档案的安全。对库存档案进行定期清点不仅可以排除隐
患、确保档案安全,也是明确数量、摸清家底,修正失误、规范管理和熟悉库存、提高工作人
员业务能力的有效手段。

【关键词】库存档案;清点;目的和意义

一、库存档案及库存档案清点的定义

库存档案是指经过收集、筛选、分类、定期、立卷后按照不同类型进入相应库房上架保管
并利用的档案。

库存档案按照载体的不同,可划分为多种类型,目前普遍存在的有纸质档案、实物档案、
声像档案和电子档案等,无论何种类型的档案,都必须参照相关标准存放在对应的达标格的
档案库房中进行规范管理。

各类型档案中,最常见、最普遍、数量最多的有以“卷”或“件”形式存放的以植物纤维
纸张为载体的纸质档案;有以往来礼品、奖杯奖状、徽章等为主要内容的实物档案;有已经冲
洗成片或以传统胶质底片形态存在的声像档案;还有用光盘、硬盘为载体的电子档案等。以上
这些档案虽然存放在相对应专业的库房中,但在后期的查阅利用、再次返库存放的过程中仍然
存在错放、损坏甚至丢失等问题,定期进行清点,是确保这些档案安全的重要手段。

库存档案定期清点是指:根据各类型档案特征、库房硬件保管条件和查阅利用情况,对库
存档案的数量与电子及纸质目录在一定时间内,进行全面清查、清点的作业,在准确掌握不同
时点库存档案数量的同时,对档案质量进行检查,从而达到摸清家底、排除隐患、纠正错误、
规范管理的目的。

二、库存档案保管中常见的问题

在实践工作中,库存档案常见的问题有:

(一)错放。是指各类型档案入库时排架清晰,装箱规范,但在多次的查阅、调出、利用
后,由于数量繁多及工作人员疏忽等原因,返库入柜时放错排架、箱柜或先后次序,导致实体
档案石沉大海,虽没有丢失但造成后续查找利用困难,尤其纸质类档案由于其年代长久、数量
庞大,发生此类问题较多。

(二)损坏。各类型档案都有相应的保管要求,一旦保管不当,就会造成档案损坏。纸质
档案的损坏主要有虫蛀、霉变、纸张破损等问题;已经冲洗成片的照片档案有发黄、变的问
题而胶片则存在磁粉脱落等问题;电子档案则存在存储介质如光盘或硬盘一旦损坏,一般都不
可逆转,会损失惨重。

(三)遗失。是指各类型档案在多次查阅利用尤其是外借后,未及时追回返库,而造成遗
失缺件的事故。纸质档案存在或整“卷”遗失或案卷中的某一“件”遗失的现象;实物和声像


浅析库存档案定期清点的目的和意义
作者:王媛 周璐

来源:《办公室业务(下半月)》 2019年第12期


文昆明医科大学 王媛 周璐(通讯作者)

【摘要】库房管理是档案管理工作的重要环节,实体档案是档案利用的物质基础,库房日
常管理的根本目的就是保障和维护实体档案的安全。对库存档案进行定期清点不仅可以排除隐
患、确保档案安全,也是明确数量、摸清家底,修正失误、规范管理和熟悉库存、提高工作人
员业务能力的有效手段。

【关键词】库存档案;清点;目的和意义

一、库存档案及库存档案清点的定义

库存档案是指经过收集、筛选、分类、定期、立卷后按照不同类型进入相应库房上架保管
并利用的档案。

库存档案按照载体的不同,可划分为多种类型,目前普遍存在的有纸质档案、实物档案、
声像档案和电子档案等,无论何种类型的档案,都必须参照相关标准存放在对应的达标格的
档案库房中进行规范管理。

各类型档案中,最常见、最普遍、数量最多的有以“卷”或“件”形式存放的以植物纤维
纸张为载体的纸质档案;有以往来礼品、奖杯奖状、徽章等为主要内容的实物档案;有已经冲
洗成片或以传统胶质底片形态存在的声像档案;还有用光盘、硬盘为载体的电子档案等。以上
这些档案虽然存放在相对应专业的库房中,但在后期的查阅利用、再次返库存放的过程中仍然
存在错放、损坏甚至丢失等问题,定期进行清点,是确保这些档案安全的重要手段。

库存档案定期清点是指:根据各类型档案特征、库房硬件保管条件和查阅利用情况,对库
存档案的数量与电子及纸质目录在一定时间内,进行全面清查、清点的作业,在准确掌握不同
时点库存档案数量的同时,对档案质量进行检查,从而达到摸清家底、排除隐患、纠正错误、
规范管理的目的。

二、库存档案保管中常见的问题

在实践工作中,库存档案常见的问题有:

(一)错放。是指各类型档案入库时排架清晰,装箱规范,但在多次的查阅、调出、利用
后,由于数量繁多及工作人员疏忽等原因,返库入柜时放错排架、箱柜或先后次序,导致实体
档案石沉大海,虽没有丢失但造成后续查找利用困难,尤其纸质类档案由于其年代长久、数量
庞大,发生此类问题较多。

(二)损坏。各类型档案都有相应的保管要求,一旦保管不当,就会造成档案损坏。纸质
档案的损坏主要有虫蛀、霉变、纸张破损等问题;已经冲洗成片的照片档案有发黄、变的问
题而胶片则存在磁粉脱落等问题;电子档案则存在存储介质如光盘或硬盘一旦损坏,一般都不
可逆转,会损失惨重。

(三)遗失。是指各类型档案在多次查阅利用尤其是外借后,未及时追回返库,而造成遗
失缺件的事故。纸质档案存在或整“卷”遗失或案卷中的某一“件”遗失的现象;实物和声像

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