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投资基金的基础知识视频浅谈建筑工程档案资料管理

作者:东文网
来源:https://www.cacac.net.cn
首发:2021-07-22 23:58
【最后更新日期】2021年08月05日 12时08分09秒

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2021年7月22日发(作者:燕翼)


浅谈建设工程档案资料管理
浅谈建设工程档案资料管理


安徽省南方建设集团有限公司方红鹏

【摘要】工程资料是项目工程进行检查、维护、管理、使用、改建和
扩建的原始依据。本文介绍了工程资料管理的重要性,并就如何进行
建设工程资料管理展开探讨。
【关键词】 工程资料 资料管理 资料收集 资料整理
【引言】
工程建设从项目的提出、筹备、勘探、设计、施工到竣工投产等
过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等资料,
是项目建设全过程中产生的具有保存价值与工程建设有关的文件、资
料,它是建设项目全过程的原始、真实记录,它是宝贵的信息资源,
它也是人类文明发展结果的记录(建筑实体、工程档案)。
1、工程资料的重要性
随着社会的发展,国家对基础设施的投入大大加强,对建筑工程
的质量,进度等各方面要求的更加严格,也更加规范。由于工程项目
一般都具有隐蔽性的,所以对于工程质量的检查以及规范,就要通过
资料来体现,一个工程项目资料的整与质量的好坏,直接影响到这
个工程项目的好坏,所以工程资料的管理是一个非常重要的组成环
节。建筑工程资料是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容,
它是城建档案的重要组成部分,也是工程竣工交付使用的必备文件,
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浅谈建设工程档案资料管理
又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建
的原始依据。建筑资料管理工作直接反映了一个建筑施工企业的管理
水平。建设部要求建立并管好城市基础设施建设档案,进一步加强对
工程项目建设档案管理的重要性和紧迫感的认识,并明确指出:任何
一个工程,如果技术资料不符有关标准规定,则判定该工程不格,
对工程质量具有否决权。足见资料管理的重要性。
2、资料管理工作必备的条件
2.1资料管理工作的态度
一般人都认为资料员的工作看似轻松,其实做好也是不容易的。
资料员如何去成项目交给的每一项工作,是值得深思熟虑的问题。
我们要经常提醒和扪心自问,在做资料的工作中是否及时、整洁、
整;怎样配好技术员做好施工组织、方案、技术交底等工作;我们
是否对项目前期工作施工组织设计等进行了审核,用字是否恰当和规
范,是否有遗漏和不全面;怎样和监理、业主用谦虚的态度及规范的
语言进行了沟通;你是否对监理、业主提出的意见和建议虚心接受了;
你是否在第一时间熟悉施工图并发现问题,你是否在第一时间和业
主、设计单位进行了联系和沟通,并在最短时间段内解决;对各条线
的管理人员在工作过程中所提出的建议是否乐于接受并落实到项目
管理中去; 是否对以前的工作进行了总结,留下好的一面,否定了
不好的一面。并用踏实、勤奋、认真及科学的态度去工作、去做好资
料这些都是我们资料人员都要考虑和必须考虑的问题。
在项目施工资料工作中,工作的复杂性、艰巨性,相信每个人都
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会遇到。如何去成好每一个施工项目的所有资料,就需要在工
作中多思考、多交流、多协调,并用热忱、认真的态度去工作、去落
实。作为一个公司的员工要有危机感、责任感,要珍惜自己的工作。
对公司交给你的工作不论大与小,都要用十分的热忱、尽己所能。仔
仔细细、认认真真的去做好、成好。在做好本职工作的同时对工作
的各个环节都要有补位意识,并加强协调和配,用团队精神来增加
凝聚力、向心力。不断加强学习和广泛涉猎施工资料相关的书籍和有
利于文化素养的书籍。来提升我们自身的素质,让企业整体文化素养
上一个台阶,同时在工作中不断地总结、再总结。找出不足之处,使
每个工程项目的资料都能做到最好,都能得到顾客的认可和好评。
2.2资料管理必备的专业技能
当然做好资料的管理,做好资料员,不光在态度上再思想上有能
动性,还必须具备一定的的建筑专业知识,因为建筑工程资料员的工
作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复专业工作,所
以必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应
用软件的能力。 随着中国建设的不断升温,建筑资料员社会需求量逐
年提高,现在资料员已成为工程行业必不可少的专业人才。首先岗位
必备知识:熟悉国家、省、市城市档案工作法律、法规、政策、规定、
标准;能看懂一般工业与民用建筑(市政)施工图,能编制修改工程
竣工图(包括重新绘制基础竣工图);了解各种建筑结构施工技术和
方向。能正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格;
了解工程测量有关知识,熟悉工程定位测量、施工测量、竣工测量,
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并能填写相应的工程测量技术文件及表格;了解文秘基础知识,熟悉
城市建设活动的报告、批复、通知、纪要等应用公文的编写方法;熟
悉城市建设工程档案的内容、范围。掌握工程档案收集、编制、整理
的方法;了解计算机在档案管理中的作用及基本知识。
2.3明确资料管理职责也是做好资料管理的重要前提
对于目前工程资料员来说明确自己的职责也是充分做好工作的
前提。很多建筑资料员没有一个很好的工作职责分析导致工作没有目
标性。所以明确资料管理职责是很重要的。工程资料应随工程进度及
时收集、整理,并应按专业归类,认真书写,字迹清楚,项目齐全、
准确、真实,无未了事项。表格应统一采用本地区建筑行政管理部门
或档案管理部门的统一格式。工程资料应采取分级管理的方式,各单
位技术负责人负责本单位工程资料的全过程管理工作,而工程资料的
收集、整理和审核工作则有本单位资料员负责。首先明确建筑资料员
管理的职责:负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理; 规范
工程开发、施工期间的各类图纸、变更通知、工程同及其他工程项
目方面文件资料的收发、保管工作;检查工程管理人员对施工单位开
工前及施工过程中进度计划的制订及调整的审批情况;检查工程管理
人员在施工管理工程中的各管理资料的记录、整理情况,并对现场管
理人员的资料收集、管理情况进行监督;对各种工程资料进行科学的
编号、登记;检查工程部人员成工作计划情况以及工程部人员的《施
工管理日记》;检查施工单位的资料成情况;做好技术资料的收文
登记,并根据具体情况送监理、施工单位及其他相关单位或部门;加
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强工程部和公司相关部门的沟通和配,协助工程管理人员做好与设
计公司的联系,工程图纸、设计变更联系单要做好收支登记并及时交
分管人员会签;对工程部的联系单、通知单、工程图纸的发放记录进
行登记整理;严格控制工程部用印审核制度,加盖工程印鉴的文件、
工程资料等,须经工程部经理确认后盖章;做好图集、规范、标准文
件保管工作,并做好借阅登记;所有工程部内部资料,未经工程部经
理同意,不得借或复印外单位;经批准借阅外单位的文件,须按规定
办理借阅手续;到期归还时,须双方签名确认;不允许将公司内部资
料透露他人;为保证文件资料不外泄,资料员有责任控制人员资
料室;认真做好工作笔记,成公司安排的其它工作;资料员发送的
图纸资料必须留一份连同发放清单一起存档。
建筑资料员明确自己职责不是最重要的,最重要的就是关于在工
程建设中很好的落实自己的职责。工程质量的保障离不开资料员对工
程资料的汇总和整理。资料员做好自己的工作是工程质量得到保障的
前提。
3、加强工程资料管理的相关措施
3.1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工
程档案管理工作不太重视的情况,到工程工即将交工验收时,才开
始应付整理,这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设
管理过程中,企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料
整理琐碎,不产生经济效益,施工过程中现场又非常繁忙,施工人员
绝大部分精力集中在工地,对资料整理一般都是被动应付。如果不认
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真进行督导检查,到最后内业很有可能一塌糊涂,更有甚者,大量的
缺资料,所以内业资料应定期或不定期检查评比,引起各方面重视,
避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩,为搞
好档案管理工作提供保证。有鉴于此,建筑企业管理部门、档案管理
部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。
3.2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了
加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理,保证归档资料及图纸的
准确、齐全、规范,建设单位在项目建设初期(从工程立项开始)就
应按照国家档案管理的有关规定,结建筑实际情况,制定相应的档
案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代
理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程
档案形成过程中各自所应承担的职责,规范档案资料的收集、整理,
以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。整的先期文件很重
要,在维护建设单位的法权益方面有重要的依据、凭证作用。
3.3.严格把好竣工验收档案资料质量关,使工程竣工验收档案充分
发挥其凭证作用。工程竣工验收时,建设单位档案管理人员要会同工
程项目管理人员,按照建筑工程档案归档范围的要求,对工程建设中
形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题及时解决,补缺补
漏,务必使得竣工材料做到真实、备、及时,归档范围符要求,
认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》
的有关条文,把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工
程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步。
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移交格工程档案的,由建设单位发给《建设工程档案格证》。不
按规定移交档案或移交的档案不符要求的,不发给《建设工程档案
格证》,建设单位不结清尾款,以确保下程建设档案的整、准确、
系统。
3.4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随
着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展,建筑档案管理工作的特
点也有了新的变化,从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。
档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案
管理人员要增强服务意识,认清档案工作的意义和重要性。努力提高
服务质量和服务水平,要运用现代化的科学技术和设备,采用科学的
管理方法,更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更
新观念,提高认识,变被动为主动,认真领会和掌握有关法律、法规
的内容及主管部门的有关规定,在工作中灵活运用;要有较强的责任
心,严把工程档案质量关。
3.5.加强施工管理,强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档
案材料,是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内
业材料,就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量,关键在于
编制形成过程。施工单位应明确自己的责任,加强对施工技术人员编
制档案材料的训练,不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公
司要加强对施工的监督和管理,检查工程档案材料编制情况,按照标
准形成档案材料,给后人留下宝贵的财富。
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3.6.充分利用现代化手段,多角度、多层次开发建筑工程档案信息
资源,做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、
电子文件档案在工程档案中运用。当前,美国、德国、荷兰对缩微、
多媒体电子文件档案管理已趋于成熟,近几年在工程档案管理中采用
C A D光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法,采用先进技术,避免
走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍,国家又制定《CAD电
子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,使得工程建设档案管理中
利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能,也就成为项目档案
管理的一个发展方向。近几年,上海水利建设公司也开始对照片
档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录,对档案管理
网络化、信息化作了有益探索。
各部门还应有效利用计算机资源,建立本部门的档案检索系统。
提高各部门(公司)的档案管理水平,提高各部门档案管理工作的协
调工作能力,方便各部门(单位)对档案利用,藉以提高工作效率。
按照档案的性质和类型,收集整理的部门的档案资料,内部文件、记
录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号;对外来文件记
录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类,编
号采用其自然形成(特定)的编号。(如工程资料管理系统规定了基
建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则,公司不应再另
行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更)。
3.7.及时做好传递和变更记录。在管理过程中,频繁传递和变更,
容易使档案的整性、有效性发生变化,各部门只有及时的对档案的
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增减变动及传递情况做出相关记录(如传递情况记录、变更情况记录、
修改情况记录、作废情况记录等),才可能有效地了解档案的来龙去
脉,防止其丢失、损毁、失效。确保档案的整性和有效性,确保各
部门获取及时,有效档案资料或信息。
4、建筑工程资料的收集与整理
4.1工程项目资料的收集
项目建设阶段,必须建立档案收集程序。项目建设时期,管理机
构、管理人员、管理职能相对不太健全,加之工程资料来源广,建设
单位、施工企业、设计单位、质量监督、建设监理等各方面的介入,
资料必然反复使用,稍有不慎,就可能造成档案资料的丢失或损失。
项目建设时期,就应该建立严格的档案资料管理制度,先存档登记后
分发或办理借用手续,入档资料必须加盖“存档”或“收藏”专用印
章。有关领导、专用技术人员应全力支持档案管理工作,做到借有期
限、借有手续,禁止将应存档的资料据为己有或长期存放本部门使用,
造成档案资料的流失;各有关部门也应定期将有关资料移交档案管理
部门统一管理和收藏。
在资料的收集过程中,应注意以下两个问题:一是档案资料核查
取舍时,要剔除重复部分,若发现资料不能表明实际情况时,应责成
有关人员重新撰写或整理,发现有伪证或后补充原始记录的,应责成
原资料提供单位重新提供真实资料并加以注明,严禁将不真实或有明
显错误的资料入档。二是档案内不能使用圆珠笔或复写纸复写材料,
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复印材料必须加盖复印章确认。档案要确立台理的保存期限,按长期、
短期核定,短期档案资料应在一定时期内重新核定,无继续保存价值
的资料在办理核销手续后销毁。
4.2工程项目资料的整理
档案资料的整理和组卷要遵循工程施工文件的自然形成规律,并
保存案卷内各种文件的有机联系,符工程特点,便于保管和利用。
档案资料收集编撰整理的步骤是:收集-整理-核查,决定取舍-
编撰-初审-终审-归档成卷。
档案资料收集编撰整理的排序是:原则以时间顺序排列,即工程
前期-工程施工期-试产期-交工期-正常生产期。
工程项目档案资料应按单项工程组卷,先文件(施工说明)后图
纸。文字材料和图纸均按专业分类,如建筑结构工程为:综图件、
建筑、结构、机械、厨卫、电气、通风、工艺等,如坑内工程为:地
质、测量、井建、采矿、机械、电气、供排水、通风、充填等。
档案资料目录排列为:总目录-分类目录-分项目录-图纸资料明
细。
【结束语】

工程资料管理师项目管理过程中一项很关键的工作,我们要不断
提高工程资料管理水平和质量意识,保证工程资料准确、齐全、及时、
整。这样就能为创造一流工程、精品工程提供真实、可靠的高质量
资料。
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浅谈建设工程档案资料管理

【参考文献】
1.《建筑工程资料管理》;谢咸颂、陈锦平;化学工业出版社;2009年9月1版
2.《资料员一本通》;《资料员一本通》编委会;中国建材工业出版社;2008年5
月1版
3.《建设工程文件归档整理规范》;中华人民共和国建设部;中国建筑工业出版
社;2002年5月
4.杨敏敏. 建设工程竣工资料管理工作分析[J]商品与质量;学术观察,2011
年3期
5.李迅.建筑工程文件的资料管理[J]乡镇企业导报,2010年9期
6.张岩.技术资料管理在质量管理工作中的实践与思考——以某超大型露天矿矿
区建设工程为例[J]辽宁经济职业技术学院学报,2010年4期
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浅谈建设工程档案资料管理


安徽省南方建设集团有限公司方红鹏

【摘要】工程资料是项目工程进行检查、维护、管理、使用、改建和
扩建的原始依据。本文介绍了工程资料管理的重要性,并就如何进行
建设工程资料管理展开探讨。
【关键词】 工程资料 资料管理 资料收集 资料整理
【引言】
工程建设从项目的提出、筹备、勘探、设计、施工到竣工投产等
过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等资料,
是项目建设全过程中产生的具有保存价值与工程建设有关的文件、资
料,它是建设项目全过程的原始、真实记录,它是宝贵的信息资源,
它也是人类文明发展结果的记录(建筑实体、工程档案)。
1、工程资料的重要性
随着社会的发展,国家对基础设施的投入大大加强,对建筑工程
的质量,进度等各方面要求的更加严格,也更加规范。由于工程项目
一般都具有隐蔽性的,所以对于工程质量的检查以及规范,就要通过
资料来体现,一个工程项目资料的整与质量的好坏,直接影响到这
个工程项目的好坏,所以工程资料的管理是一个非常重要的组成环
节。建筑工程资料是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容,
它是城建档案的重要组成部分,也是工程竣工交付使用的必备文件,
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又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建
的原始依据。建筑资料管理工作直接反映了一个建筑施工企业的管理
水平。建设部要求建立并管好城市基础设施建设档案,进一步加强对
工程项目建设档案管理的重要性和紧迫感的认识,并明确指出:任何
一个工程,如果技术资料不符有关标准规定,则判定该工程不格,
对工程质量具有否决权。足见资料管理的重要性。
2、资料管理工作必备的条件
2.1资料管理工作的态度
一般人都认为资料员的工作看似轻松,其实做好也是不容易的。
资料员如何去成项目交给的每一项工作,是值得深思熟虑的问题。
我们要经常提醒和扪心自问,在做资料的工作中是否及时、整洁、
整;怎样配好技术员做好施工组织、方案、技术交底等工作;我们
是否对项目前期工作施工组织设计等进行了审核,用字是否恰当和规
范,是否有遗漏和不全面;怎样和监理、业主用谦虚的态度及规范的
语言进行了沟通;你是否对监理、业主提出的意见和建议虚心接受了;
你是否在第一时间熟悉施工图并发现问题,你是否在第一时间和业
主、设计单位进行了联系和沟通,并在最短时间段内解决;对各条线
的管理人员在工作过程中所提出的建议是否乐于接受并落实到项目
管理中去; 是否对以前的工作进行了总结,留下好的一面,否定了
不好的一面。并用踏实、勤奋、认真及科学的态度去工作、去做好资
料这些都是我们资料人员都要考虑和必须考虑的问题。
在项目施工资料工作中,工作的复杂性、艰巨性,相信每个人都
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浅谈建设工程档案资料管理
会遇到。如何去成好每一个施工项目的所有资料,就需要在工
作中多思考、多交流、多协调,并用热忱、认真的态度去工作、去落
实。作为一个公司的员工要有危机感、责任感,要珍惜自己的工作。
对公司交给你的工作不论大与小,都要用十分的热忱、尽己所能。仔
仔细细、认认真真的去做好、成好。在做好本职工作的同时对工作
的各个环节都要有补位意识,并加强协调和配,用团队精神来增加
凝聚力、向心力。不断加强学习和广泛涉猎施工资料相关的书籍和有
利于文化素养的书籍。来提升我们自身的素质,让企业整体文化素养
上一个台阶,同时在工作中不断地总结、再总结。找出不足之处,使
每个工程项目的资料都能做到最好,都能得到顾客的认可和好评。
2.2资料管理必备的专业技能
当然做好资料的管理,做好资料员,不光在态度上再思想上有能
动性,还必须具备一定的的建筑专业知识,因为建筑工程资料员的工
作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复专业工作,所
以必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应
用软件的能力。 随着中国建设的不断升温,建筑资料员社会需求量逐
年提高,现在资料员已成为工程行业必不可少的专业人才。首先岗位
必备知识:熟悉国家、省、市城市档案工作法律、法规、政策、规定、
标准;能看懂一般工业与民用建筑(市政)施工图,能编制修改工程
竣工图(包括重新绘制基础竣工图);了解各种建筑结构施工技术和
方向。能正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格;
了解工程测量有关知识,熟悉工程定位测量、施工测量、竣工测量,
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浅谈建设工程档案资料管理
并能填写相应的工程测量技术文件及表格;了解文秘基础知识,熟悉
城市建设活动的报告、批复、通知、纪要等应用公文的编写方法;熟
悉城市建设工程档案的内容、范围。掌握工程档案收集、编制、整理
的方法;了解计算机在档案管理中的作用及基本知识。
2.3明确资料管理职责也是做好资料管理的重要前提
对于目前工程资料员来说明确自己的职责也是充分做好工作的
前提。很多建筑资料员没有一个很好的工作职责分析导致工作没有目
标性。所以明确资料管理职责是很重要的。工程资料应随工程进度及
时收集、整理,并应按专业归类,认真书写,字迹清楚,项目齐全、
准确、真实,无未了事项。表格应统一采用本地区建筑行政管理部门
或档案管理部门的统一格式。工程资料应采取分级管理的方式,各单
位技术负责人负责本单位工程资料的全过程管理工作,而工程资料的
收集、整理和审核工作则有本单位资料员负责。首先明确建筑资料员
管理的职责:负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理; 规范
工程开发、施工期间的各类图纸、变更通知、工程同及其他工程项
目方面文件资料的收发、保管工作;检查工程管理人员对施工单位开
工前及施工过程中进度计划的制订及调整的审批情况;检查工程管理
人员在施工管理工程中的各管理资料的记录、整理情况,并对现场管
理人员的资料收集、管理情况进行监督;对各种工程资料进行科学的
编号、登记;检查工程部人员成工作计划情况以及工程部人员的《施
工管理日记》;检查施工单位的资料成情况;做好技术资料的收文
登记,并根据具体情况送监理、施工单位及其他相关单位或部门;加
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浅谈建设工程档案资料管理
强工程部和公司相关部门的沟通和配,协助工程管理人员做好与设
计公司的联系,工程图纸、设计变更联系单要做好收支登记并及时交
分管人员会签;对工程部的联系单、通知单、工程图纸的发放记录进
行登记整理;严格控制工程部用印审核制度,加盖工程印鉴的文件、
工程资料等,须经工程部经理确认后盖章;做好图集、规范、标准文
件保管工作,并做好借阅登记;所有工程部内部资料,未经工程部经
理同意,不得借或复印外单位;经批准借阅外单位的文件,须按规定
办理借阅手续;到期归还时,须双方签名确认;不允许将公司内部资
料透露他人;为保证文件资料不外泄,资料员有责任控制人员资
料室;认真做好工作笔记,成公司安排的其它工作;资料员发送的
图纸资料必须留一份连同发放清单一起存档。
建筑资料员明确自己职责不是最重要的,最重要的就是关于在工
程建设中很好的落实自己的职责。工程质量的保障离不开资料员对工
程资料的汇总和整理。资料员做好自己的工作是工程质量得到保障的
前提。
3、加强工程资料管理的相关措施
3.1.思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中普遍存在着对工
程档案管理工作不太重视的情况,到工程工即将交工验收时,才开
始应付整理,这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设
管理过程中,企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料
整理琐碎,不产生经济效益,施工过程中现场又非常繁忙,施工人员
绝大部分精力集中在工地,对资料整理一般都是被动应付。如果不认
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浅谈建设工程档案资料管理
真进行督导检查,到最后内业很有可能一塌糊涂,更有甚者,大量的
缺资料,所以内业资料应定期或不定期检查评比,引起各方面重视,
避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩,为搞
好档案管理工作提供保证。有鉴于此,建筑企业管理部门、档案管理
部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。
3.2.建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了
加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理,保证归档资料及图纸的
准确、齐全、规范,建设单位在项目建设初期(从工程立项开始)就
应按照国家档案管理的有关规定,结建筑实际情况,制定相应的档
案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代
理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程
档案形成过程中各自所应承担的职责,规范档案资料的收集、整理,
以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。整的先期文件很重
要,在维护建设单位的法权益方面有重要的依据、凭证作用。
3.3.严格把好竣工验收档案资料质量关,使工程竣工验收档案充分
发挥其凭证作用。工程竣工验收时,建设单位档案管理人员要会同工
程项目管理人员,按照建筑工程档案归档范围的要求,对工程建设中
形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题及时解决,补缺补
漏,务必使得竣工材料做到真实、备、及时,归档范围符要求,
认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》
的有关条文,把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工
程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步。
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移交格工程档案的,由建设单位发给《建设工程档案格证》。不
按规定移交档案或移交的档案不符要求的,不发给《建设工程档案
格证》,建设单位不结清尾款,以确保下程建设档案的整、准确、
系统。
3.4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随
着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展,建筑档案管理工作的特
点也有了新的变化,从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。
档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案
管理人员要增强服务意识,认清档案工作的意义和重要性。努力提高
服务质量和服务水平,要运用现代化的科学技术和设备,采用科学的
管理方法,更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更
新观念,提高认识,变被动为主动,认真领会和掌握有关法律、法规
的内容及主管部门的有关规定,在工作中灵活运用;要有较强的责任
心,严把工程档案质量关。
3.5.加强施工管理,强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档
案材料,是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内
业材料,就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量,关键在于
编制形成过程。施工单位应明确自己的责任,加强对施工技术人员编
制档案材料的训练,不断提高编制工程档案材料的业务水平。开发公
司要加强对施工的监督和管理,检查工程档案材料编制情况,按照标
准形成档案材料,给后人留下宝贵的财富。
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浅谈建设工程档案资料管理
3.6.充分利用现代化手段,多角度、多层次开发建筑工程档案信息
资源,做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、
电子文件档案在工程档案中运用。当前,美国、德国、荷兰对缩微、
多媒体电子文件档案管理已趋于成熟,近几年在工程档案管理中采用
C A D光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法,采用先进技术,避免
走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍,国家又制定《CAD电
子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,使得工程建设档案管理中
利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能,也就成为项目档案
管理的一个发展方向。近几年,上海水利建设公司也开始对照片
档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录,对档案管理
网络化、信息化作了有益探索。
各部门还应有效利用计算机资源,建立本部门的档案检索系统。
提高各部门(公司)的档案管理水平,提高各部门档案管理工作的协
调工作能力,方便各部门(单位)对档案利用,藉以提高工作效率。
按照档案的性质和类型,收集整理的部门的档案资料,内部文件、记
录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号;对外来文件记
录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类,编
号采用其自然形成(特定)的编号。(如工程资料管理系统规定了基
建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则,公司不应再另
行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更)。
3.7.及时做好传递和变更记录。在管理过程中,频繁传递和变更,
容易使档案的整性、有效性发生变化,各部门只有及时的对档案的
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浅谈建设工程档案资料管理
增减变动及传递情况做出相关记录(如传递情况记录、变更情况记录、
修改情况记录、作废情况记录等),才可能有效地了解档案的来龙去
脉,防止其丢失、损毁、失效。确保档案的整性和有效性,确保各
部门获取及时,有效档案资料或信息。
4、建筑工程资料的收集与整理
4.1工程项目资料的收集
项目建设阶段,必须建立档案收集程序。项目建设时期,管理机
构、管理人员、管理职能相对不太健全,加之工程资料来源广,建设
单位、施工企业、设计单位、质量监督、建设监理等各方面的介入,
资料必然反复使用,稍有不慎,就可能造成档案资料的丢失或损失。
项目建设时期,就应该建立严格的档案资料管理制度,先存档登记后
分发或办理借用手续,入档资料必须加盖“存档”或“收藏”专用印
章。有关领导、专用技术人员应全力支持档案管理工作,做到借有期
限、借有手续,禁止将应存档的资料据为己有或长期存放本部门使用,
造成档案资料的流失;各有关部门也应定期将有关资料移交档案管理
部门统一管理和收藏。
在资料的收集过程中,应注意以下两个问题:一是档案资料核查
取舍时,要剔除重复部分,若发现资料不能表明实际情况时,应责成
有关人员重新撰写或整理,发现有伪证或后补充原始记录的,应责成
原资料提供单位重新提供真实资料并加以注明,严禁将不真实或有明
显错误的资料入档。二是档案内不能使用圆珠笔或复写纸复写材料,
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浅谈建设工程档案资料管理
复印材料必须加盖复印章确认。档案要确立台理的保存期限,按长期、
短期核定,短期档案资料应在一定时期内重新核定,无继续保存价值
的资料在办理核销手续后销毁。
4.2工程项目资料的整理
档案资料的整理和组卷要遵循工程施工文件的自然形成规律,并
保存案卷内各种文件的有机联系,符工程特点,便于保管和利用。
档案资料收集编撰整理的步骤是:收集-整理-核查,决定取舍-
编撰-初审-终审-归档成卷。
档案资料收集编撰整理的排序是:原则以时间顺序排列,即工程
前期-工程施工期-试产期-交工期-正常生产期。
工程项目档案资料应按单项工程组卷,先文件(施工说明)后图
纸。文字材料和图纸均按专业分类,如建筑结构工程为:综图件、
建筑、结构、机械、厨卫、电气、通风、工艺等,如坑内工程为:地
质、测量、井建、采矿、机械、电气、供排水、通风、充填等。
档案资料目录排列为:总目录-分类目录-分项目录-图纸资料明
细。
【结束语】

工程资料管理师项目管理过程中一项很关键的工作,我们要不断
提高工程资料管理水平和质量意识,保证工程资料准确、齐全、及时、
整。这样就能为创造一流工程、精品工程提供真实、可靠的高质量
资料。
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浅谈建设工程档案资料管理

【参考文献】
1.《建筑工程资料管理》;谢咸颂、陈锦平;化学工业出版社;2009年9月1版
2.《资料员一本通》;《资料员一本通》编委会;中国建材工业出版社;2008年5
月1版
3.《建设工程文件归档整理规范》;中华人民共和国建设部;中国建筑工业出版
社;2002年5月
4.杨敏敏. 建设工程竣工资料管理工作分析[J]商品与质量;学术观察,2011
年3期
5.李迅.建筑工程文件的资料管理[J]乡镇企业导报,2010年9期
6.张岩.技术资料管理在质量管理工作中的实践与思考——以某超大型露天矿矿
区建设工程为例[J]辽宁经济职业技术学院学报,2010年4期
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