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契约型基金知识点文书档案管理实现数字化的意义及措施

作者:东文网
来源:https://www.cacac.net.cn
首发:2021-07-22 23:57
【最后更新日期】2021年08月04日 11时08分35秒

私募股权母基金知识-炒基金被套

2021年7月22日发(作者:桑晨)


文书档案管理实现数字化的意义及措施
摘要:文书档案一般是反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。通常是
由上级所发红头文件转化而成,也包括办理毕的有保存价值的文书。文书档案
是反映党务、行政管理等活动的档案。在的工作过程中,上级对下级的指令
传达,下级对上级的事项汇报,大多采用了文书的形式,为了做好相关事项的佐
证,文书的存档工作成为了日益重要的一项工作。而在信息化的今天,文书档案
管理的数字成为了时代发展的趋势,也成为了文书档案管理工作人员在工作中不
断专研的一个重要课题。

关键词:文书档案;数字化;效率;模式





正文:

档案管理在历史的发展过程中充当了重要的角,在社会高速发展进步的今天,档案管
理更是显得至关的重要,充当了重要的历史见证的身份。社会不断的发展进步,信息化时代
来临,对档案信息化管理提出了更高的要求。如何提高档案管理工作是摆在我们现代社会新
一批档案管理员面前的最迫切任务[2]。本文,结现状对文书档案管理实现数据化的意义进
行了简述,并对文书档案管理实现数据化的措施进行了浅析。

一、文书档案管理实现数字化的意义

从全面分析的角度来看,目前,文书档案管理在网络时代下实现数字化建设存在着文书
档案管理方式过于落后以及文书档案管理意识过于薄弱等多方面的问题,严重影响着文书档
案管理工作的效率。同时,也使得如何在网络时代的帮助下更好地实现数字化文书档案管理
成了社会各界尤其是图书馆的重点研究方向[2]。

(一)存储整

原有文书在存档的过程中,载体多为纸质载体,而纸质载体在存储上存在一定的弊端。
首先是存储的空间问题,纸质媒体存储空间大,为了做好文书档案管理,各单位尤其是行政
单位,通常会设置文书档案室进行档案的存储工作,存储空间耗费极大,同时也浪费了各单
位的财力,在搬运的过程中,很大程度耗费了人力物力;其次是纸质载体保存有着一定的困
难,纸质媒介将存在损毁、字迹不清晰,受潮发霉等多种情况,在保存上存在着一定的困难,
相对数字化的管理方式,纸质媒介保存的整性有待考量。各单位在实现文书方案数字化管
理的过程中,将大量的节约整理过程中的人力物力和储存空间,为各单位有效的节约费用。

(二)索引便捷

传统的文书档案,在索引上较为复杂,通常的文书档案,在档案室内分门别类进行放置,
在查找的过程中,需要结目录逐步进行查找,耗费了极大的工作量。而数字化管理下的文
书档案,在索引上较为便捷,通常只要通过在电子系统内搜索全称或者关键字,就可以找到
相应的档案,整体索引的时间,将有一个大幅度的节约。同时,在档案的查看上,也较为方
便,直接读取即可查看,不需在较多的档案中,逐个查找需要的,在避免多次翻动导致档案
损耗的同时,也避免了纸质档案在借阅后不能及时归还的弊端和缺点。

(三)流程简便


传统的文书档案,在整体管理流程上存在一定的复杂性。整体流程需要实地逐步审批,
实地领取,实地归还,在操作上不够简单便捷。但是实现数字化管理后的文书档案,将实现
整体简单的操作流程,通过数据化线上审批,线上读取相关数据,线上拷贝借阅,避免了人
力物力的耗费,也让整体的存档审批借阅流程更加的流程和简便。

二、文书档案管理实现数字化的措施

文书档案管理实现数据化更是现代化的一种标志,是行业发展的趋势,是所在单位能够
实现现代化管理的一种标准,将为对外树立先进管理形象打下坚实的基础。而文书档案在实
现管理数字化的过程中,要经历收集、编制、存储、查找、检索、传及开发等多个流程,
要成登记、分类、排序、拆装、修复、扫描、图像处理、终检、刻盘等多个环节,本文重
点描述其中几项重要步骤。

(一)纸质档案转为电子档案

将纸质档案转变为电子档案,是文书档案管理实现数字化的最重要的环节。原有的文书
档案在整理成为电子档案的过程中,将耗费巨大的人力物力,首先应对原有的文书档案进行
登记、分类、排序,让各类文书档案在数字化前做好清晰的分类;其次要对原有的档案进行
拆装,让档案能够方便扫描进入系统,针对拆装存在困难的,要设法采用其他措施进行扫描,
确保各项图像清晰;再次要进行修复,针对纸质档案保存不整的,需要对纸质档案进行一
个修复,能够查找到的信息,要尽量补充整,确保信息齐全,最后进行扫描,将文书档案
全部扫描存档,实现数字化。

(二)图像处理到终检定稿

纸质档案存在不同类别,传统的文书档案多为标准的尺寸,能够在系统扫描的过程中较
为容易的达到相应的扫描要求,但是同样存在图纸等特殊的档案,这类档案使用常规的扫描
手段较难整的存储,需要特殊注意。在这类文书档案入档的过程中,要进行一个初步的图
像处理,让图像能够清晰的显示,能够整的存入,并能有效的读取。在处理后,要进行一
个终端的检验,尤其是针对特殊类型的档案,一定要进行复核,确保所有的档案全规,
并全部存入,整准确才能最终定稿,真正实现文书档案数字化。

(三)从数字化到数字化管理

将所有的文书档案数字化后,要实现数字化管理,还需要一定的管理手段。在整体操作
过程中,要建立相应的组织机构,并形成相应的管理规范和制度,针对文书档案管理形成一
个具体可操作,可落实的数字化管理流程,让各项工作趋于规范化理化。首先,要明确文
书档案数字化的准入范围,明确何种文书档案要进行数字化管理;其次,要做好借阅、复制
等相关规范的制定,明确何种档案为可借阅档案,何种档案为可复制档案,扫描原件的发放
范围要进一步进行规范;最后,系统管理的安全性,要纳入管理范围中,数字化管理过程中
要做好软件及相关账号的保密性工作,避免账号丢失,导致单位数据丢失,要将文书档案管
理实现数字化过程中的安全工作做为首要重视的工作,切实保障信息安全。

结语:

综上所述,文书档案管理实现数字化是现代化信息社会的大势所趋,是时代发展的必然
产物,而数字化的文书档案管理更是给管理及工作带来了巨大的便利,相信在时代不断
发展的过程中,文书档案管理人员也将不断的结工作的实际,更科学、更有效的做好
文书档案的管理工作,更好的实现文书档案数字化管理,让文书档案存档更规范、索引更便
捷、提取更整。

参考文献:

[1]王磊.文书档案管理实现数字化的意义[J].办公室业务.2014(17):49.


[2]霍妍.文书档案管理实现数字化的意义简析[J].明日风尚.2017(13):4.

作者简介:李燕,女,汉族,甘肃民勤人,1990年生,本科,护师,现主要从事机关单
位文书工作。




文书档案管理实现数字化的意义及措施
摘要:文书档案一般是反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。通常是
由上级所发红头文件转化而成,也包括办理毕的有保存价值的文书。文书档案
是反映党务、行政管理等活动的档案。在的工作过程中,上级对下级的指令
传达,下级对上级的事项汇报,大多采用了文书的形式,为了做好相关事项的佐
证,文书的存档工作成为了日益重要的一项工作。而在信息化的今天,文书档案
管理的数字成为了时代发展的趋势,也成为了文书档案管理工作人员在工作中不
断专研的一个重要课题。

关键词:文书档案;数字化;效率;模式





正文:

档案管理在历史的发展过程中充当了重要的角,在社会高速发展进步的今天,档案管
理更是显得至关的重要,充当了重要的历史见证的身份。社会不断的发展进步,信息化时代
来临,对档案信息化管理提出了更高的要求。如何提高档案管理工作是摆在我们现代社会新
一批档案管理员面前的最迫切任务[2]。本文,结现状对文书档案管理实现数据化的意义进
行了简述,并对文书档案管理实现数据化的措施进行了浅析。

一、文书档案管理实现数字化的意义

从全面分析的角度来看,目前,文书档案管理在网络时代下实现数字化建设存在着文书
档案管理方式过于落后以及文书档案管理意识过于薄弱等多方面的问题,严重影响着文书档
案管理工作的效率。同时,也使得如何在网络时代的帮助下更好地实现数字化文书档案管理
成了社会各界尤其是图书馆的重点研究方向[2]。

(一)存储整

原有文书在存档的过程中,载体多为纸质载体,而纸质载体在存储上存在一定的弊端。
首先是存储的空间问题,纸质媒体存储空间大,为了做好文书档案管理,各单位尤其是行政
单位,通常会设置文书档案室进行档案的存储工作,存储空间耗费极大,同时也浪费了各单
位的财力,在搬运的过程中,很大程度耗费了人力物力;其次是纸质载体保存有着一定的困
难,纸质媒介将存在损毁、字迹不清晰,受潮发霉等多种情况,在保存上存在着一定的困难,
相对数字化的管理方式,纸质媒介保存的整性有待考量。各单位在实现文书方案数字化管
理的过程中,将大量的节约整理过程中的人力物力和储存空间,为各单位有效的节约费用。

(二)索引便捷

传统的文书档案,在索引上较为复杂,通常的文书档案,在档案室内分门别类进行放置,
在查找的过程中,需要结目录逐步进行查找,耗费了极大的工作量。而数字化管理下的文
书档案,在索引上较为便捷,通常只要通过在电子系统内搜索全称或者关键字,就可以找到
相应的档案,整体索引的时间,将有一个大幅度的节约。同时,在档案的查看上,也较为方
便,直接读取即可查看,不需在较多的档案中,逐个查找需要的,在避免多次翻动导致档案
损耗的同时,也避免了纸质档案在借阅后不能及时归还的弊端和缺点。

(三)流程简便


传统的文书档案,在整体管理流程上存在一定的复杂性。整体流程需要实地逐步审批,
实地领取,实地归还,在操作上不够简单便捷。但是实现数字化管理后的文书档案,将实现
整体简单的操作流程,通过数据化线上审批,线上读取相关数据,线上拷贝借阅,避免了人
力物力的耗费,也让整体的存档审批借阅流程更加的流程和简便。

二、文书档案管理实现数字化的措施

文书档案管理实现数据化更是现代化的一种标志,是行业发展的趋势,是所在单位能够
实现现代化管理的一种标准,将为对外树立先进管理形象打下坚实的基础。而文书档案在实
现管理数字化的过程中,要经历收集、编制、存储、查找、检索、传及开发等多个流程,
要成登记、分类、排序、拆装、修复、扫描、图像处理、终检、刻盘等多个环节,本文重
点描述其中几项重要步骤。

(一)纸质档案转为电子档案

将纸质档案转变为电子档案,是文书档案管理实现数字化的最重要的环节。原有的文书
档案在整理成为电子档案的过程中,将耗费巨大的人力物力,首先应对原有的文书档案进行
登记、分类、排序,让各类文书档案在数字化前做好清晰的分类;其次要对原有的档案进行
拆装,让档案能够方便扫描进入系统,针对拆装存在困难的,要设法采用其他措施进行扫描,
确保各项图像清晰;再次要进行修复,针对纸质档案保存不整的,需要对纸质档案进行一
个修复,能够查找到的信息,要尽量补充整,确保信息齐全,最后进行扫描,将文书档案
全部扫描存档,实现数字化。

(二)图像处理到终检定稿

纸质档案存在不同类别,传统的文书档案多为标准的尺寸,能够在系统扫描的过程中较
为容易的达到相应的扫描要求,但是同样存在图纸等特殊的档案,这类档案使用常规的扫描
手段较难整的存储,需要特殊注意。在这类文书档案入档的过程中,要进行一个初步的图
像处理,让图像能够清晰的显示,能够整的存入,并能有效的读取。在处理后,要进行一
个终端的检验,尤其是针对特殊类型的档案,一定要进行复核,确保所有的档案全规,
并全部存入,整准确才能最终定稿,真正实现文书档案数字化。

(三)从数字化到数字化管理

将所有的文书档案数字化后,要实现数字化管理,还需要一定的管理手段。在整体操作
过程中,要建立相应的组织机构,并形成相应的管理规范和制度,针对文书档案管理形成一
个具体可操作,可落实的数字化管理流程,让各项工作趋于规范化理化。首先,要明确文
书档案数字化的准入范围,明确何种文书档案要进行数字化管理;其次,要做好借阅、复制
等相关规范的制定,明确何种档案为可借阅档案,何种档案为可复制档案,扫描原件的发放
范围要进一步进行规范;最后,系统管理的安全性,要纳入管理范围中,数字化管理过程中
要做好软件及相关账号的保密性工作,避免账号丢失,导致单位数据丢失,要将文书档案管
理实现数字化过程中的安全工作做为首要重视的工作,切实保障信息安全。

结语:

综上所述,文书档案管理实现数字化是现代化信息社会的大势所趋,是时代发展的必然
产物,而数字化的文书档案管理更是给管理及工作带来了巨大的便利,相信在时代不断
发展的过程中,文书档案管理人员也将不断的结工作的实际,更科学、更有效的做好
文书档案的管理工作,更好的实现文书档案数字化管理,让文书档案存档更规范、索引更便
捷、提取更整。

参考文献:

[1]王磊.文书档案管理实现数字化的意义[J].办公室业务.2014(17):49.


[2]霍妍.文书档案管理实现数字化的意义简析[J].明日风尚.2017(13):4.

作者简介:李燕,女,汉族,甘肃民勤人,1990年生,本科,护师,现主要从事机关单
位文书工作。



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